Asiakastietorekisterin tietosuojaseloste

1. Yksityisyytesi suojaaminen

Palveluitamme käyttävien asiakkaiden yksityisyys on Sosiaalipalvelusäätiö Ote sr:lle (”Otesäätiö”) erittäin tärkeää. Sitoudumme suojaamaan asiakkaiden yksityisyyttä Otesäätiön palveluiden käyttäjinä ja noudatamme asiakastietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Otesäätiö käsittelee keräämiään asiakastietoja tietosuojaselosteessa kuvattujen ehtojen mukaisesti.

2. Rekisterinpitoa koskevat yleiset tiedot

Henkilörekisterin nimi: Asiakasrekisteri (”Asiakastietorekisteri”)

Rekisterinpitäjänä toimii: Sosiaalipalvelusäätiö Ote sr

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava: info@otesaatio.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakastietorekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Otesäätiön toimintojen järjestäminen ja asiakkaisiin liittyvä tiedonhallinta. Kuntoutustapahtumiin liittyvä potilasasiakirjanpito ja muu tiedonkäsittely seuraavasti:

• asiakkaan kuntoutuksen järjestäminen, suunnittelu, toteutus, tilastointi, seuranta, arkistointi, laadunvalvonta ja neuvonta

• laskutus ja perintä; sekä

• palveluiden tuottaminen yrityksille ja yhteisöille

• asiakkaiden ja asiakaspalvelun sekä henkilöstön välistä yhteydenpitoa (esim. puheluja) voidaan tallentaa henkilöstön koulutuksen kehittämiseksi ja palvelun laadun varmistamiseksi sekä palvelutapahtuman todentamiseksi.

Asiakkaaksi tulon edellytyksenä on, että henkilöstä voidaan tallentaa tietoja Otesäätiön asiakastietorekisteriin. Tietojen käsittely perustuu Otesäätiön lakiperusteiseen velvollisuuteen käsitellä asiakastietoja, asiakassuhteeseen perustuvaan Otesäätiön oikeutettuun etuun sekä joissakin tapauksissa asiakkaan antamaan suostumukseen. Kun Otesäätiö saa asiakkaalta oikeat ja mahdollisimman kattavat tiedot, voimme tarjota asiakkaalle mahdollisimman hyvää palvelua.

Otesäätiö vastaa asiakastiedoista muodostuvasta yhteisrekisteristä, joka on eri toimintayksiköiden yhteiskäytössä. Kukin yhteisrekisteriin liittynyt toimintayksikkö on vastuussa omien rekisteriensä osalta niiden laillisuudesta ja laillisesta käytöstä. Toimintayksiköiden omat rekisterit pidetään teknisesti erillään, eikä niiden sisältämiä tietoja voi lähtökohtaisesti luovuttaa ilman asiakkaan kirjallista suostumusta. Rekistereihin pääsyä on rajoitettu käyttöoikeuksien avulla.

4. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Asiakastietorekisteriin kerätyt henkilötiedot ovat pääasiassa joko asiakkaan itsensä antamia tietoja taikka palvelun yhteydessä asiakkaasta muodostettuja tietoja. Asiakkaan tietoja voidaan myös lainsäädännön sallimissa rajoissa yhdistää ja niitä voidaan täydentää muista lähteistä saatavilla olevilla sekä tällaisista lähteistä johdetuilla tiedoilla, kuten muista sosiaali- ja terveydenhuoltolaitoksista asiakkaan suostumuksella hankituilla tiedoilla tai väestörekisterikeskukselta saatavilla tiedoilla.

Asiakastietorekisteri pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

• koko nimi;

• henkilötunnus;

• yhteystiedot (mukaan lukien osoite ja puhelinnumero);

• asiakkaan yhteyshenkilö (mukaan lukien asiakkaan nimeämä lähiomainen näiden yhteystiedot ja

tarvittaessa henkilötunnus;

• asiakkaan palvelun kannalta välttämättömät terveystiedot ja esitiedot;

• palvelun aloitus- ja lopetustiedot;

• laskutustiedot;

• merkinnän tekijän nimi, asema ja ajankohta sekä tietojen lukijan tiedot; sekä

• tieto sopimusten saapumisesta ja lähteestä

• puhelun soittajan puhelinnumero, vastaanottajan tunniste, ajankohta ja mahdollinen puhelunauhoite

• vakuutusyhtiötiedot sekä

• maksutiedot.

5. Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

Otesäätiö noudattaa asiakastietoja käsitellessään tiukasti lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Varmistamme aina asiakastietoja käsitellessämme, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

Asiakastietorekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyyn osallistuvat henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tämä salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteiden päätyttyä. Otesäätiö rajoittaa asiakastietoja käsittelevien henkilöiden piiriä. Tietoihin on pääsy vain sellaisella henkilöstöllä, jolla on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä tietoja.

Asiakastietojen suojaamiseksi Otesäätiö noudattaa tarkkaa käyttäjätunnusten käytönhallintaa. Asiakastietojärjestelmä ja siihen tallennetut tiedot on suojattu muun muassa rajatuilla käyttöoikeuksilla ja salasanoilla, jotka ovat ainoastaan kyseisen järjestelmän käyttäjiksi valtuutettujen henkilöiden hallussa. Otesäätiö seuraa ja valvoo aktiivisesti ja säännöllisesti asiakastietojen käsittelyä lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. lokitietojen avulla.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Asiakastietoja voidaan luovuttaa ensisijaisesti asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Mikäli asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja voidaan luovuttaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Edellä kuvatun lisäksi asiakastietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty, muun muassa seuraavissa tilanteissa:

• tietoja voidaan luovuttaa toiselle sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle asiakkaan palvelun järjestämiseksi asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen mukaisesti;

• asiakkaan palvelun järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle sote-huollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle, jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, taikka jos suostumusta ei voida saada asiakkaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.

Saatamme siirtää henkilötietojasi Otesäätiön toimeksiannosta käsitteleville palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotta voimme toteuttaa tarvitsemasi palvelun. Pääsääntöisesti emme siirrä asiakastietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollisten siirtojen osaltanoudatamme voimassa olevia lakeja ja asetuksia.

7. Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkistaa asiakastietorekisteriin tallennetut itseäsi koskevat henkilötiedot. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti käyttämällä Otesäätiön tarkastuspyyntölomaketta. Sinulla on myös oikeus tarkastaa asiakastietojesi käsittelyä koskevat lokitiedot sekä tehdä asiakastietojesi käsittelyä koskeva selvityspyyntö. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti käyttämällä siihen tarkoitettua lomaketta.

Tarkastus- ja selvityspyyntöoikeuksien lisäksi sinulla on myös oikeus pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Tiedon korjaamista koskeva pyyntö on tehtävä kirjallisesti käyttämällä Otesäätiön korjaamisvaatimuslomaketta. Korjauspyyntö on yksilöitävä ja perusteltava. Tiedon korjaus toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla siten, että muun muassa tiedot tehdystä oikaisusta sekä alkuperäisestä merkinnästä ilmenevät asiakasrekisteristä.

Kaikki edellä mainitut oikeuksiesi käyttämistä koskevat lomakkeet ovat saatavilla verkkosivuilta osoitteesta www.otesaatio.fi sekä toimipisteistä.

Mikäli sinulla on kysyttävää asiakastietojesi käsittelystä tai tästä tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä sähköpostilla info@otesaatio.fi.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastietojen käsittelyä koskevat lokitiedot säilytetään vähintään 12 vuotta niiden syntymisestä. Muita asiakastietorekisteriin sisältyviä tietoja, kuten laskutusta ja perintää koskevia tietoja säilytetään niin kauan kuin on niiden käsittelyn kannalta tarpeen tai kuin lainsäädäntö (kuten kirjanpitoa koskeva sääntely) edellyttää.

9. Muut ehdot

Pyrimme aina ratkaisemaan mahdollisen erimielisyyden suoraan asiakkaan kanssa. Sinulla on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojesi käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

Jos haluat tarkastaa, poistaa tai muuttaa tietojasi, pyydä meiltä sähköinen tai paperinen lomake: 
– Asiakastietojen pyyntölomake
– Lokitietojen tarkastuspyyntölomake
– Tiedon korjaamispyyntölomake

Ota yhteyttä: 
info@otesaatio.fi